販売管理システムとは?|ERP推進情報室

ERPにおいて企業間の多様性が高く、複雑なシステムとなる傾向がある販売管理システム。販売管理システムはなぜ複雑になるのでしょうか。本記事では、販売管理システムの概要、複雑化する要因、システム化のポイントを解説していきたいと思います。

販売管理システムとは?

販売管理とは、受注(販売)情報を元に売上に必要な情報をステークホルダーに提供する仕組みのこと

ここでステークホルダーというのは、販売担当者への原価情報であったり、顧客への価格だけでなく、在庫管理業務、発注業務、配送業務や与信管理業務など受注(販売)情報を提供する先は多岐に渡ります。

パッケージによっては、販売管理システムの範疇に発注管理システムや在庫管理システムを含んでいるものもありますが、一般的にはそれらの業務領域を分離したものを販売管理システムと呼びます。

販売管理が複雑なシステムとなってしまう要因

販売管理システムが複雑になる理由として、「販売管理とは?」で挙げた情報連携先が多岐に渡るということも一つの要因ではあるのですが、複雑度を高める主要な要因は別にあります。

その要因とは、

業界の違いだけでなく、同一業界内・同一企業内でも求められる機能が多様化する

ためです。

販売管理が業界に応じて異なるのはイメージがつきやすいと思います。
例えば、コンビニは、事前に受注という概念はなく、必ず店舗にある在庫から即売上へと繋がっていきます。
一方、建設会社やソフトウェア会社などは、受注どころか見積から始まって、受注活動を経て、成約し、(進行基準を考慮しなければ)そこから納品物を顧客に納品することにより初めて売上が上がります。

上記のように、販売管理システムは業界に応じて全く異なります。
しかし、業界による違いだけでなく、同一業界・同一企業内でも業態、地区、部署や商材によって求められる機能は異なります。
例えば、下記のようなパターンが挙げられます。


 

  1. 業態による違い
  2. 同じ物を取り扱う企業でもBtoC向けの業態を取るのとBtoB向けの業態を取るのでは、全く異なる販売管理システムとなります。

    例えば、文房具店で売る業態を取る場合(BtoCの場合)は、多種多様な商品を事前に店頭に揃えておく必要があります。一方、会社の事務処理に使うボールペンなどの消耗品を定期的に大量に納入する場合(BtoBの場合)は、低コストの同一同品種のボールペンを相手先の注文量を予測あるいは事前注文を元に算出し、ストックないし製造を計画しておけばよいのです。

    このように同じ文房具という商品を扱う企業でも業態によって求められる機能は異なります。

  3. 地方特性による違い
  4. 北海道のように雪の降る広大な商圏を管理するのと都内のように雪がほとんど降らず密集した商圏を管理するのでは、求められる機能が異なるのはイメージできるのではないかと思います。商品の包装形態、求められるリードタイムや選択できる物流業者など機能に影響する違いは業界や業種によって異なりますが、少なからず存在します。

    ただ、地方による違いは気候や地理に起因するものに留まらず、やはり関東圏と関西圏など気候や都市構成が似ているような地域でも商習慣が大きく異なることにより、地方による違いが発生します。

  5. 商材の違い
  6. 建造物は、建設材料(釘や木材など)と住宅設備(バスタブやキッチンなど)で構成されています。建設材料が個数や寸法単位で扱う商材の一方、バスタブやキッチンは建造物や求められる機能性やデザイン性に合わせた受注生産型(既製品もありますが)の商材となります。そのため、建設材料と住宅設備では求められる機能が異なってきます。

  7. 業務フローの違い
  8. A部署は、事前に注文が入り受注を入力して管理していく業務形態をとり、B部署は受注などなく、現時点で在庫があれば即配送・即売上という業務形態をとる場合、A部署は受注入力から始まり、発注や配送など段階的に入力したいという要求がある一方、B部署は受注データの入力など悠長に入力している必要はなく、(売上情報を含んだ)配送データの入力のみで完了したいという要求が生まれ、企業内で業務フローや機能が多岐に分かれることになります。

    このような業務フローの違いは、上記に挙げた業態、地方特性、商材が要因となっている場合もありますが、社内標準の業務フローが存在しない場合、どのような業務フローは管理者や担当者に依存している場合があります。

販売管理をシステム化するポイント

「販売管理が複雑なシステムとなってしまう要因」で述べたとおり、販売管理というものは財務管理などに比べ複雑にならざるを得ない性質を持っています。そのため、ポイントを押さえずシステム構築に乗り出すと複雑な要件を収集できず、最悪の場合、プロジェクト中止なんてことになります。

では、どのようなポイントを押さえる必要があるのでしょうか?


 

  1. 業務フローを精査する
  2. 様々なプロジェクトを行っていると様々な担当者が最終的には同じことを行うのに複数のやり方を行っている場合が多々あります。本来会計的に適切でないパターンで処理している場合すらあります。このような業務パターンはシステムを複雑するだけでなく、機能数を増加させる場合もあるため、現行の機能や担当者の話を鵜呑みにするのではなく、何が目的で何ができれば良いのかという軸を見極め、必要最低限の業務フローパターンとなるよう精査を行いましょう。

  3. 業務負荷と内部統制のバランスを考える
  4. 販売管理システムが複雑し、その結果、現場からの不満が噴出する一因として、現場の実務負荷を考慮せず、内部統制(与信管理、ワークフロー、権限等)を張り巡らせてしまうというものがあります。

    これを防ぐためにも、現場が許容でき、効率的な内部統制の仕組みを模索する必要があります。このような仕組みの模索には、対応方針をより詳細に検討し、影響を大きく受ける部署や業務を精査し、十分なヒアリングを行うなど手間を惜しまず愚直にコミュニケーション良く対応していきましょう。

あとがき

販売管理システムは、後続の業務に大きな影響を与えるため、早い段階で仕様を安定させる必要があります。私の経験したプロジェクトでは、周辺システムのテストが一通り完了した後に、プロジェクトにおいて販売管理システムの肝である仕様が変更となり、周辺システムもその変更に対応するために大きな変更が入ったことがありました。

この原因は、販売管理システムに求められる複雑な要求を整理する前に経営陣のイメージ先行の方針でシステムを構築し、現場での対応が現実的でないと判断されたためでした。

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